Laatst hoorde ik iemand tijdens de sportles zeggen “dat ze haar mail bijna nooit bekijkt.” Mijn sportinstructrice vroeg namelijk of iedereen haar informatiemail had ontvangen. De dame in kwestie was duidelijk: “Oh, zou best kunnen. Maar ik bekijk mijn mail bijna nooit, dus ik weet het niet.” Ik kon alleen maar denken: hoezo bekijk je je mail bijna nooit?! Ik lééf bijna vanuit mijn mailbox. Zowel zakelijk als privé.
Mijn privémailbox is mijn heiligdom. Alles staat erin én wordt ook bewaard. In een keurige, overzichtelijke mappenstructuur. Er komen ook regelmatig nieuwe mappen bij, maar er gaan eigenlijk nooit mappen weg (die krijgen een Zz_ voor hun naam, zodat ze naar beneden schuiven).
Of submappen, die heb ik ook. Hoe meer, hoe beter. Met de namen van de kleine jongen en dame en die dan weer opgesplitst in school of andere activiteiten. Of een mapje Bestellingen & Reserveringen en daaronder dan weer Aanmeldingen. Of vakanties per jaartal, of per weekend weg. Maar de belangrijkste map is die van MWords. Want ook voor mijn tekstbureau vertrouw ik heilig op mijn mailbox.
Alle mails die binnenkomen, krijgen na het lezen een plekje in een (sub)map. Of in de prullenbak. Dat laatste gebeurt eigenlijk alleen met nieuwsbrieven die ik óf ongeopend weggooi, of na het lezen de moeite niet waard vind om te bewaren (over nieuwsbrieven later meer). Zelfs verzonden items worden verplaatst naar de juiste map.
Ik check mijn mail meerdere keren per dag. Een e-mail blijft dus nooit langer dan een paar uur (en dat is al lang) ongeopend. Alleen e-mails waar ik ‘iets mee moet’ blijven in mijn Postvak IN staan. Denk aan een mail die nog beantwoord moet worden, of een bericht van Bol.com dat ik ‘vanaf nu kan betalen’.
Op mijn werk gaat het eigenlijk net zo. Ook daar hanteer ik een strakke mappenstructuur en worden alle mailtjes direct geopend en verplaatst. Alleen als ik nog iets moet doen, zoals een enquête invullen, blijft de mail in mijn Postvak IN staan. Dagelijks staat de teller op een handjevol, soms zelfs op nul. En dat is eigenlijk altijd zo geweest, bij elke werkgever.
Sommige collega’s waren/zijn jaloers op mijn mailbox en vragen mij regelmatig: hoe doe je dat toch?! En: ik wil dat ook wel, leer het mij eens! Ik denk alleen dat het lastig aan te leren is. Want het nadeel van deze werkwijze is dat je regelmatig je mail checkt op een dag én dus ook uit je werk gehaald wordt. Ik pak een vraag uit een mail vaak direct op als ik tijd heb, zodat de mail ook weer weggeschoven kan worden. Is dat handig voor de klus waar ik op dat moment mee bezig was? Niet echt. Maar van een volle mailbox krijg ik pas écht stress.
Bij een van mijn vorige werkgevers liep het aantal mails dat binnenkwam soms uit de hand. Mijn tactiek (direct lezen en beantwoorden) werkte op die momenten niet. En daar kreeg ik dus stress van. Een collega zei toen: Ik open en lees mijn mail op twee momenten op de dag: ’s ochtends aan het begin van de werkdag en tegen het einde van de dag. Vol ongeloof hoorde ik haar ‘tip’ aan en viel bijna flauw van alleen het idee al. Hoe gaat dat óóit werken?!
Niet dus.
Ik hoor je nu denken: ja, maar… hoe dan wél? Oké, een paar kleine tips. Ten eerste zet ik dingen die ik moet doen (en die ik ook écht van plan ben te gaan doen) in mijn agenda. Hup, mail weg. Andere dingen, zoals die enquête, stel ik het liefst uit. Die belanden niet in mijn agenda, maar blijven staan in mijn Postvak IN. Totdat ik ‘m daadwerkelijk heb ingevuld. Mails die ik heb verzonden en waar ik een antwoord op verwacht, krijgen een rood vlaggetje. Zo weet ik precies wanneer ik een reminder kan sturen. En daarna: hup, mail weg. Tot slot: kijk goed naar wie op welke mail reageert. Als je binnen een paar minuten een mail krijgt van al je teamleden met een antwoord op je vraag, dan hoef je vaak alleen de laatst binnengekomen mail te lezen. Alle andere, eerder gegeven antwoorden staan eronder. Hup, mail weg.
Misschien heb ik wel makkelijk praten hoor. Mijn werk speelt zich af op een (thuis)kantoor, achter de computer. Dus mijn mail is snel gecheckt. Ik snap heus wel dat als je een meer praktische baan hebt waarbij de computer eerder een noodzakelijk kwaad is, dat je dan veel minder tijd hebt om je mail te lezen (ik weet dus ook niet wat die dame van mijn sportles voor werk doet).
Sommige mensen vinden mailen misschien achterhaald, ik vind het juist nog steeds de uitkomst van de eeuw. Je mail is namelijk altijd toegankelijk: of je nu thuis, in de trein of in een café zit: als je je telefoon bij je hebt, heb je ook je mail bij je (en wie heeft tegenwoordig zijn telefoon niet meer bij zich?).
Toch kan mail kan ook iets vervelends hebben. Neem nou nieuwsbrieven. Ik vind actiedagen zoals ‘Black Friday’ (mag dat nog?) of ‘Glamour Day’ altijd fantastisch, want je ziet letterlijk je mailbox volstromen met allerlei meuk aan nieuwsbrieven waarvan je soms niet eens meer wist dat je ze kreeg. Hét moment dus om te gaan opruimen (lees: afmelden).
Overigens geldt niet alleen voor mijn mail dat ik altijd ‘bij’ ben. Andere social mediakanalen (WhatsApp, Facebook, Twitter, Instagram), worden meerdere keren per dag gecheckt. Ik ben niet bang om iets te missen, wel om achter te lopen (want dan moet ik dingen inhalen en dat kost vaak meer tijd). Eigenlijk ben ik gewoon altijd online.
Het enige dat ik de laatste tijd niet meer check, is het nieuws. Voor mij (tijdelijk?) geen RTL Nieuws app meer (mijn lievelings). Over de reden waarom kan ik zo een nieuwe blog schrijven. Wordt vervolgd…?
Cest-Moi-Mireille 
2 reacties op ‘Postvak IN’